Regulamin
1. Usługodawca
Usługę świadczy ALIEN AFFAIRS sp. z o.o., Powstańców Wielkopolskich 16/1711, 61-895 Poznań, Poland, NIP 781-196-66-16 („my”). Kontakt: client@accomat.com, +48 61 224 88 19.
2. Czym jest Usługa
Usługa jest prywatnym narzędziem dla firm, które mają z nami umowę o świadczenie usług księgowych, płacowych lub kadrowych („Klienci”). Za jej pośrednictwem Klient może przesyłać nam dokumenty (np. wyciągi bankowe, faktury, dokumenty pracownicze), sprawdzać stan miesięcznych rozliczeń, zarządzać danymi pracowników, zamawiać pisma i komunikować się z naszym biurem. Usługa nie zastępuje umowy o świadczenie usług — jest kanałem, przez który ta umowa jest wykonywana. W razie rozbieżności między Regulaminem a umową o świadczenie usług pierwszeństwo ma umowa.
3. Kto może korzystać
- Logować się mogą wyłącznie Klienci i osoby przez nich upoważnione (właściciele, członkowie zarządu, pracownicy). Logując się, potwierdzają Państwo upoważnienie do działania w imieniu Klienta, którego NIP wpisano.
- Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów ani osób poniżej 18 lat.
- Możemy odmówić dostępu lub go cofnąć, gdy umowa o świadczenie usług wygasa, gdy faktura pozostaje nieopłacona lub gdy Usługa jest nadużywana.
4. Logowanie i bezpieczeństwo dostępu
- Nie ma haseł. Logowanie odbywa się przez NIP Klienta oraz jednorazowy kod lub link wysyłany na zarejestrowany adres e-mail Klienta. Kto kontroluje tę skrzynkę, ten może się zalogować — Klient musi więc zabezpieczyć skrzynkę i jej opcje odzyskiwania oraz niezwłocznie poinformować nas o zmianie osoby nią dysponującej.
- W aplikacji można włączyć blokadę biometryczną. To udogodnienie na telefonie, a nie zastępstwo dla blokady samego telefonu.
- Na urządzeniach współdzielonych lub zgubionych należy się wylogować. W razie podejrzenia nieuprawnionego dostępu prosimy natychmiast napisać na client@accomat.com.
5. Obowiązki użytkownika
- Przesyłane informacje i dokumenty muszą być kompletne, prawdziwe i należeć do Klienta. Nasze księgowania i deklaracje opierają się na tym, co Państwo prześlą; dokumenty spóźnione, niekompletne lub błędne mogą skutkować spóźnionymi lub błędnymi rozliczeniami, a wynikające z tego kary obciążają Klienta.
- Wprowadzając dane innych osób (pracowników, zleceniobiorców), Klient jest administratorem tych danych i musi mieć podstawę prawną do ich przekazania. Przetwarzamy je wyłącznie na polecenie Klienta (zob. Polityka prywatności).
- Przesłanie dokumentu przez Usługę nie oznacza jego zaksięgowania ani złożenia. Dokument uznaje się za otrzymany, gdy w Usłudze widnieje jako otrzymany; za zaksięgowany — gdy potwierdzi to nasze biuro.
- Zabronione jest przesyłanie złośliwego oprogramowania, plików, do których nie mają Państwo praw, oraz treści niezwiązanych z usługami.
6. Dozwolone korzystanie
Zabrania się: prób dostępu do danych innego Klienta; sondowania, skanowania lub przeciążania Usługi; obchodzenia limitów i zabezpieczeń; kopiowania Usługi; inżynierii wstecznej aplikacji; korzystania z Usługi w celach niezgodnych z prawem. Rejestrujemy dostęp do stron wrażliwych i możemy zawiesić dostęp na czas wyjaśniania incydentu.
7. Automatyczny odczyt dokumentów
Aby oszczędzić Państwu pracy, przesłane wyciągi bankowe i niektóre dokumenty są odczytywane automatycznie, w tym narzędziami AI, w celu rozpoznania miesiąca i rachunku oraz wstępnego uzupełnienia danych. To wyłącznie udogodnienie: wynik jest sprawdzany przez naszych pracowników przed użyciem, a miesiąc i rachunek zawsze można wybrać samodzielnie. Automatyczny odczyt nigdy nie podejmuje decyzji wywołującej wobec Państwa skutki prawne.
8. Dostępność i zmiany
- Staramy się, aby Usługa była dostępna całą dobę, ale tego nie gwarantujemy. Konserwacja, aktualizacje i awarie (nasze lub naszych dostawców) mogą ją przerwać. Awaria nie wydłuża terminów ustawowych — gdy Usługa nie działa, pilne dokumenty prosimy przesłać e-mailem.
- Możemy zmieniać, dodawać i usuwać funkcje oraz wydawać nowe wersje aplikacji, do których starsze trzeba zaktualizować.
- Aplikacja jest dystrybuowana przez Google Play i App Store na ich warunkach; sklepy te nie są stroną Regulaminu.
9. Własność intelektualna
Usługa, jej oprogramowanie, projekt, teksty i znaki towarowe należą do nas lub naszych licencjodawców. Otrzymują Państwo niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Usługi na potrzeby własnej działalności Klienta przez czas trwania umowy o świadczenie usług. Przesłane dokumenty pozostają własnością Klienta; udzielają nam Państwo prawa do ich przechowywania, przetwarzania i udostępniania w zakresie niezbędnym do wykonania usług i przepisów prawa.
10. Odpowiedzialność
- Naszą odpowiedzialność za same usługi księgowe, płacowe i kadrowe reguluje umowa o świadczenie usług oraz nasze ubezpieczenie OC.
- Za Usługę jako narzędzie odpowiadamy za szkody wyrządzone umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa. W zakresie dozwolonym prawem nie odpowiadamy za: straty spowodowane niedostępnością Usługi; szkody wynikające z błędnych, spóźnionych lub niekompletnych danych przesłanych przez Państwa; utratę danych na Państwa urządzeniu; działania osoby, która uzyskała dostęp przez konto e-mail lub urządzenie Klienta.
- Nic w Regulaminie nie ogranicza odpowiedzialności, której zgodnie z polskim prawem ograniczyć nie można.
11. Dane osobowe
Sposób przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności, która stanowi część Regulaminu.
12. Zakończenie korzystania
Mogą Państwo w każdej chwili zaprzestać korzystania z Usługi i poprosić o zamknięcie dostępu (zob. Polityka prywatności, „Usunięcie konta”). Dostęp kończy się automatycznie wraz z wygaśnięciem umowy o świadczenie usług. Możemy zawiesić lub zakończyć dostęp z powodu naruszenia Regulaminu, braku płatności lub względów bezpieczeństwa, informując o tym Klienta, gdy to możliwe. Zakończenie dostępu nie wpływa na nasz ustawowy obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej i płacowej.
13. Reklamacje
Reklamacje dotyczące Usługi można kierować na client@accomat.com lub na adres pocztowy powyżej. Odpowiadamy w ciągu 14 dni.
14. Prawo właściwe i spory
Regulamin podlega prawu polskiemu. Spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla naszej siedziby w Poznaniu, chyba że przepisy bezwzględnie obowiązujące stanowią inaczej.
15. Zmiany Regulaminu
Możemy zmieniać Regulamin z przyczyn prawnych, technicznych lub biznesowych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://qarmas.com/terms-and-condition?lang=pl z datą „ostatnia aktualizacja” poniżej. O istotnych zmianach poinformujemy w Usłudze; dalsze korzystanie po zmianie oznacza jej akceptację.
Polityka prywatności · Wniosek o usunięcie danych · Portal klienta